3x stappen om je overvolle mailbox weer up-to-date te krijgen
Vragen, verzoeken en mededelingen: een overvolle mailbox is bijna onvermijdelijk als je je laptop weer voor het eerst na je vakantie openslaat. Maar geen stress: met deze stappen kun je het een stuk makkelijker maken.
1. Voorkomen is beter dan genezen
Wie de mailbox voor vertrek goed achterlaat, zal minder snel overspoeld worden bij terugkomst. Schrijf je in ieder geval uit voor onbelangrijke automatische e-mails, zoals nieuwsbrieven waar je je ook voor het ingeschreven (maar nooit daadwerkelijk leest).
Ook een 'out-of-office' bericht is onmisbaar, waarin je duidelijk maakt aan je collega's dat je weg bent en na een bepaalde datum weer zult reageren. Vermeld ook bij welke mensen deze collega's terechtkunnen wanneer jij er niet bent, zodat zij geen weken hoeven te wachten, en jij minder stress hebt bij terugkomst.
2. Sorteer op afzender en van nieuw naar oud
De meeste namen herken je. Zo weet je snel of iets belangrijk is of niet. Ga daarna voor de 'quick wins', dus beantwoord korte vragen meteen. Op deze manier werk je in een uur misschien wel vijftig mails weg, wat een goed gevoel geeft en je weer wat overzicht hebt.
Veel e-mails hebben een houdbaarheidsdatum. De kans is daarom groot dat de oudste mails niet meer behandeld hoeven worden. Als mensen immers doorhebben dat je niet aanwezig bent, zoeken ze al snel naar een andere oplossing. Ga er daaom vanuit dat de oudste mails minder belangrijk zijn dan de nieuwere en begin bovenaan. Op die manier voorkom je dat je mails aan het afwerken bent die eigenlijk al niet verzonden hofden te worden.
3. Categoriseer
Je kunt je mails categoriseren om wat extra overzicht voor jezelf te creëren. Scan je mails snel, en bekijk welke mails geen antwoord meer hoeven. Denk hierbij aan spam, maar ook vergaderingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Mails die juist niet kunnen wachten kun je vastpinnen of een vlaggetje geven, zodat je weet dat deze prioriteit hebben.
Begin daarna met mails die je binnen een aantal minuten kunt beantwoorden. om het voor jezelf overzichtelijk te kunnen maken, kun je bijvoorbeeld bepalen dat je deze 'snelle' mails vastpint, terwijl de belangrijke mails een vlaggetje krijgen. Een andere optie is het aanmaken van mappen.
