E-mail etiquette: De do's en don'ts van zakelijk mailen
Brieven zijn uit de mode, faxen deden we in het Stenen Tijdperk en ook bellen slaan we liever even over. Mailen is makkelijker en scheelt tijd. Maar zakelijk mailen: hoe doe je dat eigenlijk?
Omdat we een mail vaak snel typen en de (internet)deur uit doen, vergeten we regelmatig dat - net zoals bij brieven - ook e-mails aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen. Hierdoor zijn mails vaak slordig, staan ze vol met typefouten of zijn ze gewoon niet gepast. Want hoe hoort het eigenlijk? Hieronder een paar tips voor het opstellen van een zakelijke mail.
Doelstelling
Doelstelling
Bepaal ten eerste wat je precies met het mailtje wilt. Wie moet wat doen? Wanneer? Waarom? En hoe? Zorg dat deze informatie (als nodig) in de mail verwerkt staat. Dus niet 'Hey, de afdeling moet morgen klaar staan voor de presentatie. Groet Kim.' Als je zoiets stuurt, zonder aanhef, kun je een mail terug verwachten met vragen als: 'Welke afdeling? Waar? Hoe laat? En welke presentatie?' Ook al lijkt de informatie voor zich te spreken, vermeld het er toch altijd bij!
1. De opening
Het onderwerpveld staat er niet voor niets! Gebruik deze zo dat het voor de ontvanger meteen duidelijk is waar de mail over gaat. Gebruik ook een juiste aanhef: 'Beste meneer/mevrouw' of 'Geachte heer/mevrouw' (afhankelijk van of je de ontvanger kent en hoe formeel je dient te communiceren).
2. Het bericht zelf
Als je iets van iemand (gedaan) wilt hebben, probeer dan niet te eisen. Dus niet: 'Ik zie het verslag morgen in mijn postbus', maar wel: 'Morgen is de deadline, kun je (of beter: kunt u) het verslag morgen in mijn postbus doen?' Schrijf daarbij kort en bondig. Een mail hoeft niet langer te zijn dan dertig regels. Als de e-mail toch langer wordt, gebruik dan altijd tussenkopjes. Een korte mail zorgt ervoor dat de boodschap duidelijk naar voren komt, zonder dat er irritaties worden opgewekt bij de ontvanger. Of gebruik bulletpoints: kort en duidelijk!
Schrijf gepast dus bedenk goed wanneer je ?u? of ?jij? gebruikt. Vermijd omslachtig taalgebruik. ?Desalniettemin? is een net woord maar is verouderd en nergens voor nodig want het kan korter ('maar' in plaats van 'desalniettemin'). Vermijd ook vaktaal, gebruik duidelijke verwijzingen en logische woorden. Houd verder de tekst zakelijk. Je hoeft dus geen leuke roze kleurtjes en lettertypen te gebruiken en vermeld altijd de bijlage.
3. De afsluiting
Houd de afsluiting kort en pas deze aan op de opening. Als je bent begonnen met ?Beste? sluit je af met ?Met vriendelijke groeten?. Ook handig: het gebruik van een handtekening. Vermeld hierin je volledige naam en overige contactgegevens. Dit ziet er verzorgd en bovendien zakelijk uit.
Overige tips and trics
- Als de ontvanger nog onbekend is, stel jezelf dan kort voor in je inleiding voordat je direct met je verzoek komt.
- Bespreek geen persoonlijke/privézaken per mail.
- Op het moment dat je boos bent, stel de mail dan nog even uit!
- Gebruik geen onnodige leestekens en smileys (de uitroepteken is een veel gebruikt onnodig leesteken en niet altijd even netjes).
- Gebruik zo min mogelijk/geen afkortingen.
- Gebruik de ?reply all?-functie alleen als het echt nodig is. Niemand zit op zoveel spammail te wachten waar hij of zij eigenlijk niks aan heeft?
