7 tips om die (over)volle mailbox te handelen

Zit je net lekker te werken, hoor je weer dat welbekende mailgeluidje. Zucht, wat nu weer? O. Het is Franka van de administratie. Of je je loonstrookje goed hebt ontvangen. Even antwoorden. Nadat je Franka iets terug hebt gestuurd, hoor je Outlook weer kreunen. Pieter van IT. En daarna Marcel van Projectmanagement. En je beste vriendin, die je maar op je werkadres mailt, omdat je op je Gmail niet antwoordt en ze nu weleens reactie wil op die mail van haar. Voor je het weet, ben je drie uur aan het mailen, om je daarna totaal murw gemaild en gefrustreerd op je toetsenbord te laten vallen. Met de volgende tips reken je daar voorgoed mee af!

Eigenlijk weet je niet beter dan dat je mailbox continu openstaat. Hou je het tenminste een beetje bij, toch? Niet echt. Ja, het is zo dat je meteen van je mail af bent als je het direct afhandelt. Voor even. Want er komt al-tijd nieuwe e-mail binnen. Door de hele tijd als een trouwe herdershond achter je Outlook te blijven zitten, blijf je dus eigenlijk aan de gang. Dat is al frustrerend, maar nog vervelender is het als je door je e-mail continu van je werk gehouden wordt. Daarnaast: je gaat thuis ook niet de hele tijd naast je brievenbus zitten om maar geen post te missen. Mogen we hopen. Probeer dus het checken van je mail te beperken tot één keer per dag of, als je er echt zenuwachtig van wordt voor lange tijd je mail niet te checken, een aantal keer per dag. Check je inbox hierbij op vaste tijdstippen. Op die manier handel je de meeste e-mail snel af, maar ben je er niet de hele tijd mee bezig, waardoor je ruimte hebt voor andere taken.

2. Schrijf je uit voor reclamemails
Pling. Mail van dat ene reisbureau. Of je nog goedkoop op vakantie wilt naar een land met bamboe. Pling. Een bericht van een site met dagelijkse kortingscodes. Dat je nu gratis haarspelden op kunt halen bij die drogist als je voor een fortuin aan stophoest haalt. En zo kun je wel even doorgaan. Hoewel je niet op die mails hoeft te reageren, maken ze je mailbox in no time aardig vol, wat natuurlijk niet zo lekker werkt als je een beetje het overzicht wilt houden. Bekijk daarom eens wat voor soort aanbiedingen je echt nog interesseren, en schrijf je verder voor alle mailservices uit. Minder (onnodige) mail gegarandeerd!

Heb je je mail geopend en ben je een beetje over de eerste schok heen? Scan dan je inbox even: wat kan er weg, wat kan meteen afgehandeld worden en wat lees je later? Wat weg kan, delete je meteen, en wat je snel af kunt handelen of echt prioriteit heeft, daar ga je mee aan de slag. Sommige mensen hebben voor zichzelf de regel dat als ze binnen twee minuten kunnen terugmailen, ze die mail ook direct afhandelen. Stel voor jezelf ook zo’n regel op; dat maakt het selecteren makkelijker.

4. Archiveer je e-mail
Het is fijn om minder mail binnen te krijgen, maar het is ook lekker om een schone inbox te hebben. Ruim je mail dan ook iedere checkbeurt weer op. Mailtjes die zijn afgehandeld en die je niet meer nodig hebt, kun je weggooien, mailtjes die je nog even moet/wilt bewaren, kun je archiveren. Sommige mailprogramma’s doen dit voor je als je op de ‘archiveren’-knop drukt. Wat je ook kunt doen, is binnen je inbox verschillende categorieën aanmaken (‘Administratie’, ‘Magere Martin van HR’, ‘The Boss’) en je mailtjes zelf in de daarvoor bestemde mappen doen. Zo kun je alles ook gemakkelijk terugvinden.

5. Markeer e-mails die je later zult lezen

Kun je iets niet afhandelen in de tijd dat je je e-mail behandelt? Markeer de e-mail dan als ‘ongelezen’. Op die manier weet je precies welke mail je nog moet lezen en beantwoorden. Wil je liever niet dat die mail nog in je inbox staat? Via de app Instapaper kun je alle nog door te nemen e-mail later op je smartphone, e-reader of computer lezen.

E-mail is superhandig om korte berichten mee te versturen. Met de nadruk op korte. Heb je veel vragen naar aanleiding van een mailtje dat je krijgt, of heb je meer uitleg nodig, bel degene van wie je het mailtje hebt gekregen dan even op. Dit voorkomt dat je heen en weer blijft mailen. Let er bij het versturen van een mail daarnaast op dat je tekst bondig en duidelijk is, zodat de kans op misverstanden kleiner is. Op die manier voorkom je dat iemand weer terugmailt met de vraag wat je bedoelt met “dat ene document van laatst, en dan niet vorige week woensdag, maar de woensdag daarvoor”.

7. Stuur een ontvangstbevestiging

Lukt het je niet om zeg, binnen 24 uur, inhoudelijk op een mail te reageren? Stuur degene die jou heeft gemaild een ontvangstbevestiging met de boodschap dat je het mailtje hebt ontvangen en dat je zo spoedig mogelijk zult antwoorden. Dit voorkomt dat je na een dag nog een mailtje ontvangt met de vraag of je het eerste mailtje wel hebt ontvangen. En dat scheelt weer een berg frustratie, voor zowel jou als degene met wie je moet mailen.

Hoe deal jij met je e-mail?