8 manieren om efficiënter te werken
Het overkomt iedereen weleens: je zit op je werk en krijgt echt he-le-maal niets gedaan. Of je hebt bergen werk en weet niet hoe je die ooit moet wegwerken. Tijd om efficiënt aan de slag te gaan! Met deze acht tips moet dat lukken.
Jouw grootste wens? Dat er meer dan 24 uren in één dag zitten. Je hebt op je werk namelijk zó veel te doen, maar zó weinig tijd. Nu kunnen we er geen uren bijtoveren, maar wél wat oplossingen bieden. Heb je er weleens aan gedacht efficiënter te gaan werken? Dat kan op deze acht manieren.
Zet je mailbox uit
Je mailbox aanhouden terwijl je aan het werk bent, is funest voor je concentratie. Ieder mailtje wat je binnen ziet komen, zal je afleiden. En elke keer dat jij reageert, zul je ook weer een mailtje terugkrijgen, waardoor je wéér van je werk gehouden wordt. Dus: handel hooguit twee of drie keer per dag je mail af en zet tussendoor je Outlook uit. Mocht je bang zijn iets te missen: als het écht dringend is, bellen ze je wel.
Doe één ding tegelijk
Multitasken: het klinkt heel knap, maar het zorgt niet altijd voor een goed resultaat. Hoe meer je doet, hoe minder je je écht op je taken kunt richten. Probeer dus één ding tegelijk te doen, zodat je voor je klus de volle concentratie hebt. Hierdoor kun je er veel meer uithalen.
Stel slechts enkele prioriteiten per dag
Een hele to-do-lijst afwerken is heerlijk, maar te veel te doen hebben op een dag, zorgt niet voor overzicht. Stel per dag hooguit drie prioriteiten. Hierdoor kun je je veel makkelijker focussen dan wanneer er nog zes andere dingen in je nek staan te hijgen.
Zorg voor realistische en concrete doelen
Het is lastig aan iets te beginnen als je niet precies weet wat je gaat doen en of dit haalbaar is. Stel daarom realistische en concrete doelen voor jezelf. 'Mailrondje maken' is dus niet voldoende om je lekker aan het werk te krijgen. 'Kritiek op eerste paragraaf beleidsstuk naar Piet mailen' wel.
Delegeer
Ben je leidinggevende? Het voelt soms misschien zo, maar: je hoeft echt niet alles alleen te doen. Als je aan bepaalde taken niet toekomt, delegeer dan gerust. Dit heeft niet alleen het voordeel dat jij een minder grote last op je schouders hebt, ook geef je je collega’s het gevoel dat je hen vertrouwt. Dat zal de sfeer in je team gegarandeerd ten goede komen!
Zorg voor een afleidingsvrije tekstverwerker
Je kent het wel: heb je eindelijk Word opgestart, begin je voor je goed en wel een letter op papier hebt gezet, te klooien met het lettertype. Heb je een leuke uitgekozen, besluit je dat het ook wel handig is met een kleurtje te werken. Voor je het weet, ben je drie uur verder met het opmaken van je document, wat verder… leeg is. Om te voorkomen dat je wordt afgeleid tijdens het schrijven, kun je een afleidingsvrije tekstverwerker gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn OmmWriter, FocusWriter en MonkeyWriter.
Geef je grenzen aan
Kijk. Op je werk is heus wel ruimte om aan te horen wat Ria afgelopen weekend op de huishoudbeurs heeft aangeschaft. Je bent alleen toch vooral op kantoor om iets gedaan te krijgen. Geef het dus gerust aan als mensen je afleiden terwijl jij écht ergens mee aan de slag moet. Zeg bijvoorbeeld: “Ik moet echt even verder, maar luister in de pauze graag naar je verhaal.” Zo lijk je niet totaal ongeïnteresseerd, maar kun je je wel richten op je taak.
Hou direct contact met je collega’s
Heb je een dringende vraag aan een van je collega’s? Mail dan niet, maar loop even langs. Op die manier krijg je meteen antwoord en kun je als het nodig is verder overleggen. Veel sneller dan een mail sturen en maar hopen dat je snel antwoord krijgt.
Hoe werk jij efficiënt(er)?
