Zo maak je je e-mail overzichtelijk en opgeruimd
Tegenwoordig worden de belangrijkste zaken via mail besproken. Hoewel we vaak niet zo veel aandacht aan onze e-mail besteden, zijn ze eigenlijk net zo belangrijk als een telefonisch gesprek. Helaas kunnen de mails die je niet wil ontvangen de kwaliteit van je inbox verslechteren. Wil je een strakke, opgeruimde en zakelijke-mail? Dan kun je het volgende doen.
1. Schrijf je uit op al die onzin mails!
Ken je dat? Je opent om de minuut je mail-app in verwachting dat je zo een belangrijke mail gaat ontvangen. Maar helaas krijg je weer een nonsense mail met onnodige aanbiedingen. Doe het volgende als je écht niks aan die mails hebt: laat al die mails eerst binnenstromen en schrijf je één voor één per mail uit. Op deze manier ontvang je voortaan geen onzin mails meer en heb jij meer rust aan je hoofd!
2. Mail op je telefoon
Tegenwoordig hebben we bijna allemaal wel de mail-app op onze smartphones. Voorkom mailstress door de notificaties van je mail op je telefoon uit te zetten. Zo kun je stressloos je mail openen. Bovendien zijn er talloze apps die gemaakt zijn voor de overzichtelijkheid van jouw mails op je telefoon. Met Inbox by Gmail kun je je e-mails bijvoorbeeld snoozen. Op deze manier verdwijnen ze voor een aantal uren of dagen uit je inbox.
3. Maak mappen
Bedenk de juiste onderwerpen waarop je je mails kunt arrangeren. Sleep die mails maar naar die mappen! Mail je veel met één persoon of bedrijf? Dan kun je de mappen specifieker maken met bijvoorbeeld de naam van die persoon of dat bedrijf. Je kunt ook een map aanmaken voor alle nieuwsbrieven die je ontvangt en die je niet wil missen. In Gmail heten mappen ‘labels’.
Met deze stappen maak je een label in Gmail:
1. Log in op je Gmail-account
2. Open het hoofdmenu door linksboven op de drie horizontale strepen te klikken
3. Ga naar beneden en klik op ‘nieuw label maken’
4. Typ een naam in (je kunt ook een map aanmaken binnen een map door op ‘label onderbrengen onder’ te klikken)
5. Klik op maken
Met deze stappen maak je een map op Outlook:
1. Log in op je Outlook-account
2. Links vind je ‘mappen’. Klik op ‘nieuwe map’
3. Typ de naam van de nieuwe map
4. Druk op de Enter-toets
4. Gebruik een archiefmap
Je archiefmap is dé map waar al je afgehandelde mails in samenkomen. Hier vind je je mails met minder ‘belangrijke’ zaken, waar je later naar kunt kijken. Voeg maar lekker al die mails toe aan deze map!
5. Sorteer je posts
Sorteer je e-mails net als hoe je dat met je brieven doet. Zo heb je meer overzicht. Op Outlook kun je je mails markeren met een vlag en op Gmail met een ster. Op deze manier weet je direct welke mails voor jou het belangrijkst zijn.
